本文将介绍电子采购系统、沟通、供应商选择、审计和风险控制、预算洞察力和控制等关键功能的选择，以及创建高效采购流程的必要步骤和策略。通过优化采购流程，提高工作效率和透明度，公司可以更好地管理采购活动，降低成本。

易于使用的电子采购系统的主要功能包括可视性、流程效率、消除恶意支出和解决方案，可以帮助您提高利润。您选择的支出管理或电子采购解决方案应满足这些关键需求。

1、易于移动和使用界面。

强调页面易于使用的重要性并不过分。培训或让团队适应过于复杂的平台所花费的时间（和金钱）永远无法收回。您的电子采购系统应遵循“少即是多”的原则。简化软件堆栈意味着各级员工工作更快、过渡更顺畅，不会妨碍组织的日常运行。

根据经验，我们应该为最终用户培训提供解决方案。您的购买软件应该易于操作；任何复杂的事情都会花费你的时间和资源。用户的使用对于任何支出管理技术投资的成功都非常重要。选择一个可以提供移动性、简单性和与您当前操作无缝集成的平台。

2、沟通

对于所有利益相关者来说，沟通对于准确理解采购过程中发生的事情非常重要。您的软件需要提供合规检查工具，通过自动电子邮件通知和实时应用提示来提高采购审计率。

选择能够提高透明度并提醒利益相关者的交易活动的软件。有效的电子采购解决方案可以为采购团队、用户和主管提供全面的可见性，并授权他们做出明智的支出决策。整个过程应简单、集中、可追溯、完全允许，并在前端提供强有力的客户支持。

3、供应商选择

您的电子采购系统应该具备供应商浏览功能，以确保只有允许的供应商才能购买。管理成本可以通过购买提供最佳价值合同的供应商来增加。充分利用数据，讨论更优惠的总数，提前结算折扣，可以提高你的购买力。

4、能够进行审计和风险控制

易于使用电子采购软件可以提高可审计性。确保提供审计和跟踪解决方案，包括详细交易、用户活动、日期和时间戳。这种透明度促进了问责制——改变消费者行为的强大动力。

在产生任何费用之前，通过安排电子采购解决方案，您可以量化风险，从而更深入地了解支出的潜在影响，从而降低交易中的风险。

5、预算洞察力和控制力

预算的可见性使用户能够做出明智的购买决定。您的电子采购系统应为授权人员提供实时动态访问限制，并可以报告预算和具体情况。

为了促进预算管理，您选择的工具应根据预算跟踪所有费用和项目，并通过仪表板了解可用费用和承诺费用。

6、符合策略

通过在电子采购系统中配备您的支出策略来保护运营资金。为了进一步提高可审计性，为维持利润提供内部控制，您的解决方案应积极管理战略合规性。

7、节省自动化时间

任何采购解决方案的基石都是自动化驱动的效率和实现价值的时间。您的解决方案应该是一个自动化的工作流程，以提高准确性，减少人为错误，并为更具战略意义的计划腾出宝贵的时间。使用电子采购技术可以大大缩短采购周期，减少采购周期ＡＰ团队负担。

易于使用的电子采购系统应具备哪些关键功能？

8、审核工作流

工作流程配置不需要任何额外的时间或金钱。工作流程应自动化，具有多级升级功能，终端用户无需手动参与。为了促进措施并标记潜在风险，您的采购流程必须向审批人提供提醒和电子邮件通知。

有了高效的审批流程系统，您将大大减少审批采购订单的时间，因为这个过程是完全自动化和零风险的，从而节省您的时间、财富和资源。

9、整合商品目录和外部在线供应商目录

通过整合商品目录和外部在线供应商目录，简化企业采购，获得仅针对公司的批量折扣。部署在线获取供应商目录的过程，并在电子采购解决方案中浏览在线市场。您可以使用系统的审批流程和电子采购订单功能，以获得快速、安全和熟悉的在线购物体验。

另外，管理允许您的员工浏览授权产品和服务，并向订单供应商支付费用，以便您的员工能够访问授权产品和服务。

10、可视化和商业智能化

电子采购部署的主要目标是根据支出类别获得支出的可见性。知道如何花钱以及在哪里降低成本的关键是分析和报告历史数据和实时动态。商务智能是所有一流电子采购解决方案的关键功能。

一般来说，电子采购在提高效率、管理体系、透明度和控制方面具有更大的优势。因此，有必要建立一个电子采购系统。企业成功发挥电子采购价值的关键是建立和完善采购管理体系和工作流程，并将其固化到适当的电子采购系统进行刚性实施。